1. Dénomination :
A. La manifestation porte le nom de “Amour & Tralala – Le festival de l’Amour & de l’Union qui bouscule les codes” B. Tous les participants à la manifestation sont dénommés : “exposants” C. «SARL Le Lagon » “Capture Communication & Photographie” sont dénommés : “organisateurs”
2. Engagement et participation :
A. La demande de participation au festival se fait au moyen du contrat d’admission, dûment rempli et signé. Il constitue un engagement formel de l’exposant. Par sa signature et dans le but d’une manifestation positive, l’exposant affirme avoir pris connaissance du présent règlement général de participation au salon ainsi que des conditions particulières du festival et se conformer, sans exception, ni réserve à toutes les dispositions énoncées. B. L’admission de l’exposant est du seul ressort des organisateurs, qui se réservent le droit de refuser l’engagement d’un exposant sans devoir en invoquer le motif et sans que celui-ci ne puisse prétendre a des indemnités en titre de dommages et intérêts et ceci à n’importe quel moment que cela survienne. Seront alors remboursées les sommes versées au titre du montant de la participation. C. Les organisateurs pourront s’ils le jugent nécessaire limiter le nombre d’exposants par corps de métier de façon à avoir une cohérence globale du nombre d’exposants par corps de métier avec le nombre total d’exposants. C’est ce qui sera appelé les « quotas ». D. L’inscription de l’exposant au festival se fait par la remise ou le renvoi, aux organisateurs, du contrat d’admission dûment complété et signé par l’exposant, s’il s’agit d’une personne physique, ou d’un responsable de la firme et sous sa raison sociale, s’il s’agit d’une société régulièrement constituée et accompagné du règlement de l’acompte. L’inscription a valeur de contrat après confirmation de réception et d’acceptation par les organisateurs. Sans réclamation dans les 8 jours après réception du contrat d’admission rempli par l’exposant, elle sera considérée comme approuvée par celui-ci. Les organisateurs feront alors parvenir le contrat signé et tamponné à l’exposant pour confirmation de sa participation à la manifestation. E. Les demandes de participation tardives au festival seront prises en compte dans la mesure des possibilités et des disponibilités de surface et de la non atteinte du quota. F. La signature et le renvoi de la demande de participation impliquent l’abandon de recours de l’exposant, de ses fournisseurs et de leur personnel vis-à-vis des organisateurs et des responsables de l’organisation, l’acceptation des conditions du règlement et des mesures qui pourraient être prises ultérieurement, ainsi que l’engagement formel de les observer. Par la signature et le renvoi du contrat d’admission, l’exposant s’engage également à respecter le règlement intérieur du lieu de la manifestation et accepter la diffusion des photographies et vidéos prisent durant l’évènement par les oragnisateurs, journalistes et autres exposants. G. Pour toute résiliation de contrat, les dispositions de l’article 4 sont applicables.
3. Redevances :
A. La demande d’inscription doit être accompagnée du paiement par chèque à l’ordre du : Le Lagon, ou en espèces. B. L’exposant peut faire le choix de régler son stand par chèque. Tout rejet de prélèvement ou chèque impayé entraînera la facturation d’un montant forfaitaire de 25,08 Euros HT par rejet ou chèque impayé. Les organisateurs peuvent demander à l’exposant de s’acquitter de ces 25,08 Euros par chèque. Les organisateurs peuvent demander à l’exposant de régler le solde de sa participation par chèque. C. Dès la date d’échéance, tout défaut de paiement entraîne, sans nécessité de procéder à une mise en demeure, l’exigibilité de plein droit de l’intégralité des sommes restant dues et l’application au titre de dommages et intérêts d’une indemnité égale a 2.5 fois le taux d’intérêts légal en vigueur par mois de retard. D. En cas de non règlement de ces factures 45 jours avant la manifestation, cela entraînera l’annulation de la participation de l’exposant du fait de l’exposant. Les organisateurs pourront alors disposer librement de l’emplacement non utilisé. (Voir art.4 « annulation du contrat du fait de l’exposant »). E. Le montant de la participation est fixé par les organisateurs et détaillé dans le contrat d’admission. Ce montant pourra être révisé si le cours des matériaux, de la main d’œuvre, des transports et services ainsi que le coût des obligations fiscales et sociales subissent une variation sensible entre la date d’établissement par l’organisateur des conditions d’admission et la date d’ouverture de la manifestation. F. Les présentes conditions de paiement font partie des clauses contractuelles liant l’exposant aux organisateurs. En cas de litige les tribunaux du siège des organisateurs sont seuls compétents. Le texte en langue française du présent règlement faisant foi.
4. Annulation du contrat du fait de l’exposant :
A. L’exposant qui rompt le contrat d’admission qui le lie à l’organisateur le fait par lettre recommandée avec accusé de réception uniquement et en ayant pris connaissance des conditions ci-après. B. L’exposant qui rompt le contrat d’admission reste en toute circonstance redevable de : • 50 % de la valeur locative du stand, si l’annulation a lieu entre la date de signature du contrat et 45 jours avant l’ouverture du salon • 100 % de la valeur locative du stand et des prestations techniques obligatoires ou demandées en supplément, si l’annulation a lieu moins de 45 jours avant l’ouverture du salon. C. Dans ce dernier cas, l’organisateur disposera librement de l’emplacement non utilisé, aux frais de l’exposant, voire même lui facturera des frais éventuels de décoration de l’emplacement vide. L’exposant ne pourra, alors, se prévaloir d’aucune prétention d’indemnisation ou de remboursement d’aucune sorte. D. La décision de l’organisateur est irrévocable.
5. Description générale des stands :
A. Surface délimitée au sol, panneaux cloisons, panneaux d’enseignes, tapis de sol de couleur conforme au thème, éclairage à hauteur de 1 spot de 70 watts pour surface d’exposition. Options : électricité. Toute prise électrique, tout spot supplémentaire ou autre option du contrat d’admission, n’ayant pas fait l’objet d’un bon de commande dont l’organisateur aurait accusé réception 15 jours avant la manifestation ne seront pas fournis. B. Le descriptif des surfaces et prix des stands sont détaillés dans le contrat d’admission. C. L’organisateur communique aux exposants, dans le contrat d’admission la surface d’exposition qui leur est impartie. Il appartient toutefois aux exposants de s’assurer de leur conformité avant l’aménagement. L’organisateur ne peut être tenu responsable de différences légères qui pourraient être constatées entre les dimensions indiquées au contrat et les dimensions réelles de l’emplacement. De même, si pour les besoins de l’installation générale, des câbles électriques ou un boîtier de dérivation tombait dans le stand d’un exposant et occupait une surface de moins de 1m², l’exposant ne pourrait prétendre à aucun remboursement ou aucune indemnisation de quelque sorte que ce soit.
6. Prestations annexes :
A. Le tarif de valeur locative des stands comprend, outre la surface et les prestations énumérées dans le descriptif de l’art. 5. A. : • l’éclairage général des lieux et éventuellement le chauffage • la sonorisation générale éventuelle des lieux • la décoration et l’aménagement général des lieux • le nettoyage général du salon, à l’exclusion des stands • la surveillance durant le salon et hors des heures d’ouverture • les frais administratifs du salon, la promotion, la publicité,… B. Les prestations annexes pour les stands doivent être commandées à l’inscription. Ces prestations sont facturées en plus-value, lors de la confirmation de l’inscription. C. L’organisateur propose à l’exposant différentes possibilités annexes de communication : La distribution de ces cartes de visites et/ou flyers. Ces éléments sont distribués dans la main des visiteurs à l’entrée des salons. • La publication sur son site, blog et sur ses réseaux sociaux des présentations des exposants. L’exposant s’engage à fournir dans le délai et aux formats stipulés au contrat les fichiers informatiques sources de sa publicité. Si ceux n’arrivaient pas dans les délais et que la présentation ne pouvait pas paraître, l’organisateur ne pourrait pas en être tenu responsable et l’exposant ne pourrait prétendre à aucun remboursement, même partiel, ou indemnisation d’aucune sorte.
7. Aménagement (montage/démontage), exploitation et évacuation des stands :
A. L’exposant se conformera avec précision aux horaires définis pour les périodes de montage et démontage de son stand :
– Il respectera l’heure limite fixée par les organisateurs pour terminer son stand, avant l’ouverture des portes du salon
– Il respectera également l’heure limite pour évacuer ses marchandises, articles et décorations particulières.
B. Il est strictement interdit à l’exposant d’entreprendre le démontage du stand avant l’heure officielle de fermeture du salon. Ces horaires sont définis dans les conditions particulières fournies par l’organisateur. C. L’exposant est tenu d’occuper son stand pendant toute la durée d’ouverture au public de la manifestation. Par respect pour le visiteur, l’exposant s’engage à attendre l’heure de fermeture des portes du salon avant de fermer et quitter son stand. D. La tenue des stands doit être impeccable. L’exposant est seul responsable de l’état de propreté de son stand. E. L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier la mise en place ou décoration particulière des installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, ou gênerait les exposants voisins ou les visiteurs. F. L’exposant est libre d’organiser des concours sur son stand, à l’attention des visiteurs, mais il en reste seul responsable. G. L’exposant s’engage à rendre la surface qu’il a louée dans l’état de propreté dans lequel elle lui a été fournie. Dans le cas contraire, il lui sera facturé le nettoyage (enlèvement des déchets, terre, eau…) de son stand par l’organisateur au prix de 5 Euros HT par m² d’occupation. H. Chaque exposant devra s’organiser pour éliminer ses déchets (cartons papiers etc.…) avant, pendant et après le salon. I. Les stands présenteront un aspect soigné et contribueront à l’allure générale et à l’esthétique du salon. L’organisateur se réserve le droit d’intervenir pour toute décoration ou présentation jugée trop sommaire ou pas dans le thème.
8. Emplacement dans le salon :
Les organisateurs disposent librement les exposants dans le salon et l’exposant ne pourra prétendre à aucun remboursement ni aucune indemnité de quelque sorte que ce soit, s’il se sentait lésé par les modifications apportées. Le placement des exposants respecte une logique de visite.
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9. Activité commerciale :
A. L’exposant est tenu d’appliquer, scrupuleusement les lois, arrêtés, règlements relatifs à ses activités, dans le cadre de la manifestation. L’exposant est seul responsable en cas de transgression de ceux-ci. B. L’exposant ne peut mettre en vente que les produits repris dans le contrat d’admission. C. L’emplacement est personnel et l’exposant ne peut le céder à un tiers, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, ou encore sous-louer tout ou partie de l’emplacement qui lui est attribué, sauf accord écrit des organisateurs. D. L’exposant s’engage à compléter les différents documents qui lui seront envoyés en plus du contrat d’admission (qui constitue la confirmation de son souhait de participer au salon). Il s’engage également à renvoyer ces documents aux organisateurs avant la date limite mentionnée dans le courrier les accompagnant.
10. Sécurité :
A. L’exposant ne peut en aucun cas empiéter avec son stand sur un autre stand, sur les allées, sorties de secours et matériel de sécurité. B. L’exposant veillera à ce que le matériel de son stand soit conforme aux normes actuelles en vigueur concernant la protection incendie, c’est-à-dire difficilement combustible et ne dégageant que peu de fumée. Le procès-verbal d’ignifugation de ces matières doit être tenu à la disposition du chargé de sécurité et consultable par lui sur simple demande. C. De même il veillera à ce que la marchandise exposée ne soit pas de nature à causer, par elle-même ou en cas de chute, d’accrochage défectueux ou insuffisant, des dommages ou lésions à des tiers. En toute circonstance, l’exposant demeure seul responsable envers les tiers de tout dommage causé par lui-même, son personnel ou toute personne à qui il aurait confié un mandat. D. L’exposant s’assurera que les éventuels branchements électriques effectués à l’intérieur de son stand par lui-même, ou une personne qu’il aura mandatée, soient exécutés en accord avec les normes actuelles en vigueur. E. La marchandise d’exposition et le matériel des stands séjournent dans le lieu d’exposition et les éventuels locaux annexes aux risques et périls de l’exposant. Il doit se prémunir contre ces risques conformément à ce règlement.
11. Assurances :
A. Les organisateurs seront assurés au titre de sa responsabilité civile professionnelle pour l’organisation de la manifestation ainsi que pour les matériels mis à disposition des exposants. B. L’exposant et ses assureurs renoncent à tous recours contre l’organisateur, les exposants tiers, les participants à quelque titre que ce soit, les préposés de tous les organismes et les assureurs respectifs de toutes ces personnes. C. La photographie ou les films de stands, de produits ou du défilé à des fins publicitaires ou autre, sans l’autorisation écrite expresse de l’exposant et des organisateurs et éventuellement des mannequins. D. Les objets et produits que les organisateurs refuseraient. E. L’empiètement dans les allées. F. L’exposant expose sous son nom ou sa raison sociale. Il ne peut présenter sur son emplacement, sous peine d’exclusion, que les matériels, produits ou services énumérés dans le contrat d’admission paragraphe « produits et/ou services proposés » et acceptés par l’organisateur comme répondant à la nomenclature du salon.
12. Charge électrique & raccordements :
A. En cas de charge électrique dépassant le forfait stipulé dans le contrat d’admission, l’exposant doit en avertir les organisateurs lors de la signature de son engagement. Si ce dépassement est possible, l’exposant devra assumer le paiement du surcoût lié à cette prestation supplémentaire. B. Les raccordements vers les stands sont de la compétence exclusive des organisateurs. L’exposant ne devra en aucun cas se raccorder dans le stand de son voisin et il devra dans tous les cas assumer les dommages qui pourraient être causés à quelque personne et quelque objet que ce soit, résultant de son acte. L’exposant est responsable des branchements effectués sur son propre stand.
14. Publicité & communication :
A. Les annonceurs et exposants demeurent seuls responsables de la conformité de leurs produits ou services, ainsi que de la forme et du contenu de leurs offres commerciales, d’éventuels jeux concours ou tirages au sort organisés par eux-mêmes, aux lois et règlements en vigueur. B. Les informations fournies par l’exposant dans le contrat d’admission destinées à être diffusées dans les programmes ou tout autre support de communication le sont sous sa seule responsabilité. Les organisateurs ne pourront être tenus responsable du contenu des informations publiées. C. Les plans de communication annoncés par les organisateurs sont ceux prévus à la création du dossier de présentation. Les organisateurs ne pourront être tenus responsable de différences éventuelles entre celui-ci et le plan de communication effectivement mis en place et l’exposant ne pourra, alors, se prévaloir d’aucune prétention d’indemnisation ou de remboursement d’aucune sorte.
15. Lieu, date et durée de la manifestation :
A. La manifestation a, en principe, lieu sur le site indiqué dans le contrat d’admission. B. De même, la date et l’heure sont, en principe, celles indiquées dans le contrat d’admission. C. Cependant, les organisateurs se réservent, à tout moment, le droit de modifier la date ou les horaires d’ouverture, de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, mais également de modifier l’emplacement des stands, sans que l’exposant ne puisse réclamer un remboursement, même partiel ou une quelconque indemnité.
16. Force majeure :
S’il devenait impossible de disposer des locaux nécessaires, dans le cas également où le feu, la guerre, une calamité publique, un cas de force majeure tel que des pluies torrentielles, inondations, tempêtes, vents très violents, neige…rendraient impossible l’exécution de tout ce qui doit être fait pour la manifestation, les organisateurs pourraient annuler à n’importe quel moment les demandes d’emplacements enregistrées en avisant par écrit les exposants, qui n’auraient droit à aucune compensation, ni indemnité, quelle que soit la raison d’une telle détermination.
17. Dispositions finales :
A. L’exposant est tenu de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics, notamment en matière de circulation d’alcools et de vente aux consommateurs. B. L’organisateur se réserve le droit de modifier ou compléter en tout temps le présent règlement, sous réserve d’en informer l’exposant sans délai. C. Les diverses informations et directives qui parviennent à l’exposant par les organisateurs sont considérées comme faisant partie intégrante du présent règlement. D. Toute infraction aux dispositions du présent règlement, ainsi qu’aux règlements complémentaires édictés par les organisateurs peuvent entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant, à la seule volonté des organisateurs, même sans mise en demeure.
18. Contestations :
A. Les contestations sont tranchées par les organisateurs. B. En cas de litige, les tribunaux du siège des organisateurs sont seuls compétents.